13 funcţii noi de care trebuie să profiţi în Office 2010

Suita Office este cel mai mare izvor de bani pentru Microsoft. Cu excepţia anilor în care lansează noi versiuni de Windows, Office-ul este cel mai important lucru pentru Microsoft. De aceea, orice versiune nouă, precum Microsoft Office 2010, se bucură de toate onorurile cuvenite.

Microsoft Office 2010 a fost deja lansat oficial. Dar doar pentru firme deocamdată. Utilizatorii finali vor avea parte oficial de noua versiune începând cu luna viitoare.

Deşi nu este un update revoluţionar, Office 2010 aduce destul de multe noutăţi şi schimbări. Atât la nivel de interfaţă, cât şi ca funcţionalitate, noua versiune reuşeşte să aducă un refresh binevenit aplicaţiilor componente, neschimbate de trei ani.

Cea mai importantă noutate pe care o aduce este versiunea online a suitei office. Word, Excel şi PowerPoint vor avea corespondenţi online care vor permite editarea documentelor direct în browser.

Singura problemă este că Microsoft n-a reuşit să lanseze simultan ambele versiuni de Office. Suita online se află încă în stadiu beta şi, judecând după nivelul de funcţionalitate oferit în prezent, va mai rămâne o bună bucată de vreme aşa.

Aşadar, cea mai importantă noutate din Office 2010 nu este gata.

Trecând însă peste acest aspect, noua versiune include foarte multe funcţii noi. Nu sunt funcţii esenţiale şi vor sări în ochii oricărui utilizator. Sunt mai degrabă "amănunte" care vor fi observate de utilizatorii experimentaţi şi cei care cunosc majoritatea funcţiilor din suita office a celor de la Microsoft.

Ribbon peste tot

Introdus în Office 2010, ribbon-ul este numele interfeţei care a creat confuzie şi chiar panică în rândul utilizatorilor care dintr-o dată s-au trezit că le-au dispărut meniurile. În Office 2010 ribbon-ul face parte din toate aplicaţiile, inclusiv Outlook şi One Note, care fuseseră scutite de acesta acum trei ani.

Mai mult, ribbon-ul este acum mult mai maleabil. Dai click dreapta pe el şi alegi comanda Customize the Ribbon. De acolo poţi reordona toate funcţiile după bunul plac. Poţi inclusiv să creezi un tab special în care să adaugi doar funcţiile pe care le foloseşti în mod frecvent. De asemenea, ribbon-ul poate fi ascuns pentru a obţine mai mult spaţiu util.

Meniul File

Tot la capitolul funcţii introduce în Office 2007 şi îmbunătăţite de Office 2010 intră şi meniul File. Dacă în versiunea anterioară acest meniu era o copie fidelă a meniului Start din Windows, acum acesta dispune de o nouă interfaţă şi oferă acces rapid la numeroase funcţii.

Din meniul File ai acces atât la funcţii elementare (New, Save, Print etc.), cât şi la proprietăţile documentului. Aici poţi, de exemplu, să completezi meta-informaţiile documentului (titlu, tag, comentarii etc.) sau să stabileşti drepturile de acces.

Salvare în format PDF

Dacă vrei să salvezi o versiune a unui document pe care să o distribui online, poţi folosi noua funcţie de salvare în format PDF/XPS.

Nu sunt incluse foarte multe opţiuni dar se respectă formatul paginii, iar PDF-ul va arăta destul de aproape de documentul original. De asemenea, poţi alege includerea în PDF doar a anumitor pagini.

Salvarea documentelor online

În Office 2010 documentele pot fi salvate atât local, pe propriul calculator, cât şi online. Pentru a doua opţiune se folosesc serverele SkyDrive - serviciu de stocare online al celor de la Microsoft care oferă gratuit un spaţiu de 25 GB.

Nu trebuie decât să alegi opţiunea Save to Web şi să te loghezi în contul de Hotmail / Windows Live. Am prezentat pe larg această funcţie într-un articol anterior.

Capturi de ecran

Tab-ul Insert de pe Ribbon are o funcţie care se numeşte Screenshot. Aceasta recunoaşte ferestrele programelor deschise şi te lasă să le salvezi şi să le introduci în documentul activ ca imagine.

Şi nu se rezumă doar la dimensiunea fixă a ferestrelor. Dacă foloseşti opţiunea Screen Clipping vei putea selecta tot ecranul sau doar o anumită parte.

Tentativă de socializare (Outlook)

Ca şi Google, Microsoft nu prea se pricepe la socializare, aşa cum este ea reprezentată online. Dar încearcă în continuare. O astfel de încercare o regăsim în Outlook 2010.

Managerul de informaţii personale şi e-mail din Office 2010, Outlook, dispune de un fel de centru al comunicării unde sunt grupate diverse informaţii legate de un anumit contact. Sub fereastra de preview a mesajelor există acum o căsuţă unde poţi vedea mai multe mesaje trimise de acel contact, ataşamente, întâlniri notate în calendar etc.

Tot aici poţi vedea activitatea socială a contactelor tale. De exemplu, aici apar mesajele postate pe reţele sociale.

Din păcate, este destul de alambicată această funcţie. Trebuie să instalezi un program separat şi nu au fost implementate foarte multe reţele sociale. Dintre cele importante, doar Linkedin merge deocamdată.

Quick Steps (Outlook)

În principiu, noua funcţie Quick Steps este un fel de Macro accesibil oricărui utilizator. Altfel spus, este o succesiune de funcţii care sunt rulate automat.

De exemplu, una din acţiunile care există deja în Outlook este Reply & Delete care face exact asta: deschide fereastra în care compui răspunsul la un mesaj şi îl şterge automat după trimitere. În funcţie de nevoile şi pretenţiile fiecărui utilizator, pot fi gerate o mulţime de combinaţii.

Navigation Pane (Word)

Versiunile anterioare de Word aveau aşa-numitul Document Map. Locul acestuia a fost luat acum de Navigation Pane. Nu este însă doar schimbare de nume. Cu ajutorul acestei funcţii îţi pot organiza mult mai simplu documentele.

Poţi, de exemplu, să muţi printr-un simplu drag&drop paragrafe întregi. Asta cu condiţia să foloseşti stilurile standard ale titlurilor. Tot de aici poţi să schimbi ierarhia mai multor titluri o dată. De exemplu, poţi retrograda toate titlurile care folosesc Heading 2 la Heading 3.

Colaborare în adevăratul sens al cuvântului

S-au dus vremurile în care un document nu putea fi editat decât de un singur utilizator odată. Acum acelaşi document poate fi deschis şi editat de mai mulţi utilizatori simultan.

Programul te va anunţa de fiecare dată când altcineva deschide documentul în care lucrezi tu. Pe bara de status va fi afişat un mesaj cu numele respectivului.

Upgrade la Print

Antica şi prăfuită fereastră a funcţiei de printare a fost îngropată iar locul ei este luat de una modernă. Noua funcţie Print face parte din meniul File, nu are o fereastră separată.

Nu apar funcţii noi dar cele existente au fost ordonate mai frumos. Practic, toate opţiunile sunt aliniate pe verticală, lângă documentul afişat.

Prelucrarea imaginilor

Aplicaţiile din Office 2010 care permit inserarea imaginilor (precum Word şi PowerPoint) dispun acum de instrumente mai multe şi mai bune de prelucrare a imaginilor.

Au fost adăugate numeroase efecte şi funcţii de prelucrare a imaginilor. Printre altele, se poate elimina fundalul şi se pot modifica culorile respectiv luminozitatea.

Clipuri de pe net în prezentări (PowerPoint)

În prezentările create în PowerPoint poţi include şi clipuri video de pe Internet. Şi este chiar foarte simplu. Nu trebuie decât să iei cu copy&paste codul Embed.

Evident, pentru a rula clipul respectiv în momentul prezentării este necesară o conexiune la Internet. Clipul cu pricina este redat de pe site, nu este inclus în prezentare.

Prezentări video şi online (PowerPoint)

Odată creată o prezentare, ai la dispoziţie numeroase modalităţi de salvare şi partajare. Printre acestea şi salvarea ca video.

Dacă alegi această opţiune, în clipul respectiv se vor regăsi toate setările prezentării, inclusiv timpii dintre slide-uri, animaţii şi tranziţii. Sunt disponibile însă doar trei rezoluţii pentru clipul video rezultat: 320 x 240 pixeli, 640 x 480 pixeli şi HD 4:3 (960 x 720 pixeli).

Decizia de a face sau nu upgrade ţine de fiecare şi implică multe motive strict subiective. Contează pentru ce anume îl foloseşti, ce calculator ai, cât de conservator eşti şi alte aspecte de acest gen.

Microsoft Office 2010, ca toate versiunile noi din ultimii 10 ani, nu aduce o cantitate extraordinară de noutăţi. Totuşi, versiunea care aniversează 20 de ani de când Microsoft Office rulează pe Windows, oferă numeroase îmbunătăţiri. Şi merge foarte bine pe Windows 7.