Priority Inbox sau cum gestionezi inteligent mail-urile primite

Priority Inbox sau cum gestionezi inteligent mail-urile primite

Săptămâna trecută
vă anunţam
despre implementarea unei noi funcţii în Gmail. Era
vorba de Priority Inbox, un fel de filtru semiautomat de sortare a
mesajelor primite. Acum, când cred că toţi utilizatorii au în cont
noua facilitate, putem să detaliem şi să vedem ce este şi cum putem
folosi eficient Priority Inbox pentru a face faţă avalanşei de
mesaje pe care (unii dintre noi) le primim.

Filosofia care stă în spatele noii funcţii este simplă.
Mesajele nu se împart doar în două categorii: solicitate şi
nesolicitate
(spam). La rândul lor, mesajele solicitate
pot fi importante şi mai puţin importante. Şi acestea pot avea
diverse grade de importanţă. Un masaj legat de job sau de la o rudă
apropiată poate fi considerat important. La mesaje mai puţin
importante pot intra, de exemplu, newsletter-ele. Ideea este să nu
mai cauţi acul (mesajul important) în carul cu fân (mulţimea de
mesaje mai puţin importante).

Priority
Inbox
nu are legătură cu spam-ul. Acesta încearcă, cu ajutorul
tău uneori, să deosebească mesajele importante de cele mai puţin
importante. În acest fel, un utilizator care primeşte multe mesaje
şi vrea să fie eficient, va acorda atenţie în primul rând mesajelor
importante. Apoi, în măsura în care timpul îi permite, se va ocupa
şi de celelalte mail-uri.

Ce înseamnă Priority Inbox

Priority Inbox îţi va apărea prima oară, pentru a-ţi atrage
atenţia, ca un link de culoare roşie în partea de sus a paginii,
lângă link-ul de Settings. Dând click pe el vei primi primele
indicaţii despre ce este şi cum poţi folosi noua facilitate.

Priority Inbox

Dacă vei alege să foloseşti pe viitor Priority Inbox, în locul
vechiului Inbox, mesajele pe care le primeşti vor fi împărţite în
două categorii: Important and unread şi Everything else. Între
acestea două, va mai fi afişată o secţiune: Starred. Aceasta
conţine mesajele care au stea, acele mesaje pe care le marchezi
pentru a te ocupa de ele mai târziu.

În principiu, sortarea mesajelor se face automat. Priority Inbox
va direcţiona automat mesajele primite fie către secţiunea de
mesaje importante (Important and unread), fie către cele mai puţin
importante (Everything else).

Dacă nu eşti mulţumit de modul de sortare automat, poţi
interveni şi avansa un mesaj ca important sau degrada alt mesaj ca
neimportant. Pentru asta poţi folosi noile butoane cu plus şi
minus.

Când vrei să etichetezi ca important un mesaj considerat de
Priority Inbox neimportant, trebuie să apeşi butonul cu semnul
plus. Invers, pentru „a-i spune” sistemului folosit de Priority
Inbox ca un mesaj considerat de el important este, de fapt,
neimportant, vei apăsa butonul cu semnul minus.

Priority Inbox va ţine cont de preferinţele tale. Pe
baza modificărilor pe care le faci, se va adapta şi va trata pe
viitor mesajele aşa cum l-ai instruit
. Chiar dacă mai
greşeşte la început, Priority Inbox va deveni din ce în ce mai
eficient.


Priority Inbox

Configurare

Priority Inbox are o secţiune proprie de opţiuni în cadrul
paginii Settings din Gmail. Acolo poţi configura anumite aspecte
ale acestei funcţii.

De aici poţi alege ca Gmail să afişeze Priority Inbox în locul
bătrânului Inbox, când se deschide. De fapt, poţi ascunde complet
vechiul Inbox. Pentru asta trebuie să activezi funcţia Hide Read
labels din Labs. Apoi, la Settings – Labels, poţi opta să ascunzi
Inbox-ul clasic. Altfel, vei avea afişate atât vechiul Inbox, cât
şi noul Priority Inbox.

Ai posibilitatea să modifici ordinea
secţiunilor
. Poţi duce secţiunea Starred sus şi să cobori
Important and unread mai jos, de exemplu. De asemenea, poţi alege
numărul maxim de mesaje afişate în secţiunea Everything else.

În afară de cele trei secţiuni afişate în mod implicit,
Priority Inbox te lasă să mai adaugi o secţiune.
În aceasta, ca şi în orice altă secţiune, poţi alege un folder sau
un tag. De exemplu, dacă ai un label pentru toate mesajele legate
de serviciu, îl poţi afişa ca secţiune independentă în Priority
Inbox.

Aşadar, Priority Inbox poate conţine maxim 4 secţiuni.
Folosindu-le inteligent, poţi împărţi mail-urile în patru
categorii. Una dintre acestea va fi întotdeauna dedicată mesajelor
neimportante. Celelalte trei le poţi însă folosi după bunul
plac.


Priority Inbox

Cu opţiunile puse la dispoziţie, un utilizator inventiv poate
crea diverse combinaţii pentru a separa mesajele primite în funcţie
de prioritate. Un scenariu realist ar putea arăta aşa:

  • În prima secţiunea sunt afişate mesajele de la serviciu
  • În a doua secţiune intră mesajele legate de blog (dacă ai
    unul)
  • A treia secţiune poate grupa mesaje de la cunoscuţi
  • Mail-urile care nu necesită răspuns, gen Newslettere, rămân
    pentru ultima secţiune

O astfel de planificare poate fi făcută cu ajutorul
filtrelor şi al label-urilor
. Poţi crea un filtru care să
adauge automat un anumit label mesajelor de la serviciu, de
exemplu. Apoi, configurezi Priority Inbox să afişeze într-o
secţiune doar mesajele care au label-ul respectiv.

Poate sună puţin complicat dar Priority Inbox este o funcţie
care va ajuta mult utilizatorii care primesc numeroase mesaje,
cărora le place să fie organizaţi şi eficienţi. Sigur, dacă
primeşti două mesaje pe zi sau îţi place să primeşti şi să ţii
toate mesajele la grămadă, atunci nu vei fi încântat de această
facilitate.

Tags: