Salvează-ţi documentele online, direct din Microsoft Office

Serviciile online au cunoscut în ultimii ani un avans tehnologic foarte mare. Multe dintre acestea încep să se compare, atât ca funcţionalitate, cât şi ca interfaţă, cu aplicaţiile de desktop. Cu toate astea, majoritatea aplicaţiilor clasice sunt net superioare serviciilor online similare.

Să luăm, de exemplu, suitele office şi editoarele de text. Google Docs şi Zoho sunt două dintre cele mai bune suite office online. Simplul fapt că vorbim de online le conferă anumite avantaje de netăgăduit. Accesarea documentelor de pe orice calculator conectat la Internet şi posibilităţile extinse de colaborare sunt doar două astfel de avantaje.

Cu toate astea, nici una din suitele office online nu se poate compara acum şi probabil nici în viitorii ani cu suita celor de la Microsoft. Suitele office online au funcţiile de bază necesare majorităţii utilizatorilor, dar sunt lipsite de facilităţile avansate.

Până să ajungem să ne bazăm exclusiv pe aplicaţii online, soluţia ideală ar putea fi o combinaţie între cele două universuri: o aplicaţie de desktop şi un serviciu online. Adică să editezi documentele în Word, de exemplu, şi să le salvezi online.

Dacă optezi pentru această soluţie hibridă, ai cel puţin două posibilităţi. Una este oferită chiar de Microsoft în Office 2010, cealaltă o reprezintă Google Docs. Să le luăm pe rând.

Salvare pe Skydrive din Office 2010

Deşi ne ameninţă deja de câţiva ani că vor deschide pentru toţi utilizatorii versiunea online propriei suite office, cei de la Microsoft nu au reuşit încă să facă acest lucru. Au reuşit însă să adauge în Office 2010 opţiunea de salvare online a documentelor.

Ca spaţiu de stocare se folosesc cei 25 GB oferiţi cu generozitate de SkyDrive, serviciu Microsoft din cadrul suitei Live.

Pentru a salva astfel un document online urmezi câţiva paşi:

• Deschizi meniul File
• Te duci la secţiunea Save & Send
• Dai click pe opţiunea Save to Web
• Te loghezi folosind un cont live.com (sau Hotmail)
• Alegi folder-ul şi numele fişierului
• Dai Save.

Operaţiunea în sine este extrem de simplă. Va dura însă ceva mai mult decât salvarea pe propriul calculator.

Odată salvat online un document, versiunile viitoare ale aceluiaşi document vor fi salvate tot online. Cu alte cuvinte, un document salvat o dată online şi modificat ulterior, va fi stocat tot online la viitoarele salvări incrementale.

Pentru a te asigura că documentul tău a fost într-adevăr salvat online poţi accesa în browser propriu cont de Skydrive.

Deschiderea unui document salvat anterior nu este aşa de simplă cum ar trebui. Nu există nicio funcţie Open fron Web, aşa cum există funcţia Save to Web. Există însă căi alternative.

Cea mai simplă metodă prin care poţi deschide rapid un document salvat anterior online, este lista de locaţii recente. Apeşi butonul File şi te duci la secţiunea Recent. Acolo, pe coloana din dreapta, sunt afişate folderele în care ai salvat recent documente. Cel care are sub nume ceva cu docs.live.net este folder-ul online unde ai salvat documentul anterior.

Mai există o metodă prin care poţi deschide fişierele salvate online. Se numeşte Office Upload Center şi apare automat în System Tray, lângă ceas, după ce realizezi prima salvare online din Microsoft Office. Acolo poţi vedea şi deschide documentele salvate recent.

Salvare via Google Docs

Sunt convins că celor de la Microsoft nu le place prea mult metoda asta. În fond, Google Docs este marele lor concurent pe partea de suite office online.

Este posibil să salvezi în Google Docs documentele create cu aplicaţiile suitei Microsoft Office. Pentru asta însă ai nevoie de un aşa-numit Add-in. Se numeşte OffiSync şi poate fi descărcat de aici.

Odată instalat, OffiSync va avea o secţiune proprie pe ribbon-ul din Microsoft Office, dacă foloseşti o versiune mai nouă de 2007 (merge pe Office 2003, 2007 şi 2010). Din cadrul acelei secţiuni se realizează toate operaţiunile: salvare, deschidere, partajare etc.

Şi în acest caz la prima utilizare este nevoie să te loghezi. Vei folosi pentru asta datele contului tău Google, iar la nume vei trece adresa de e-mail completă.

Această metodă este superioară celei prezentate anterior. Dispune de mai multe funcţii şi oferă acces mai rapid şi mai logic la acestea. Butoanele funcţiilor principale sunt plasate pe bara de unelte, acolo unde orice utilizator se aşteaptă să le găsească.

În schimb, metoda aceasta este ceva mai greoaie. Salvarea şi deschiderea documentelor de pe Google Docs este mai lentă. Nu este vorba de servere, ci mai degrabă de faptul că în acest caz se utilizează un instrument independent, care nu ţine nici de Microsoft, nici de Google şi nu beneficiază de optimizări speciale.

Orice metodă ai alege, ai la îndemână o cale comodă de a stocare online a documentelor. Este, pe de o parte, o formă de back-up. Nu se ştie niciodată cum poţi pierde anumite documente stocate pe propriul calculator. Atunci vei aprecia versiunea pe care ai salvat-o online.

Este adevărat că niciuna din cele două metode nu este perfectă. Prima, cea oferită de Microsoft, suferă la capitolul ergonomie. Cealaltă, via Google Docs, e puţin mai lentă. Ambele metode vor fi însă îmbunătăţite în viitor. Cea oferită de Microsoft are şanse să primească un upgrade binevenit chiar în luna iunie, atunci când Office 2010 va fi lansat oficial pe piaţă.